Сургалт

Имэйлд файл хавсарган илгээхэд баримтлах дүрэм


Эх сурвалж: http://biz20academy.mn/Имэйлд файл хавсаргах

Имэйл систем дээр файл хавсаргаж илгээх нь жижиг хэмжээний файл дамжуулах хамгийн тохиромжтой хэлбэр юм.

Имэйлийн системдүүдэд хүлээн зөвшөөрөгдсөн файлын төрлийг хавсаргах хэрэгтэй.

Имэйлээр олон төрлийн файл хавсарган илгээж болох ч, имэйлийн системүүд өөр хоорондоо харилцан адилгүй форматтай файл хүлээн авдаг. Хэрвээ та, имэйл хүлээн авагч тал нь ямар өргөтгөлтэй файлууд хавсралтаар хүлээн авах боломжтойг хараахан мэдэхгүй байгаа бол доорх мэдээлэл анхаарлаа хандуулна уу.

Бүх имэйл систем дээр хүлээн зөвшөөрөгддөг хавсралт файлуудын өргөтгөл:
  • Plain text: Үсэг боловсруулдаг эсвэл текст засварладаг. Ихэнх програм хангамжууд plain text бичиг баримтыг уншиж таних чадамжтай байдаг.
  • RTF: Rich Text Format нь ихэнх үсэг боловсруулдаг систем таньж, уншидаг формат бөгөөд RTF кодчилолоор зарим нэг тусгай тэмдэгт, хэлбэрүүдийг агуулдаг. (Жишээ нь bold, italic, (, /, }) )
  • PDF: Portable Document Format нь бичиг баримтын бүх фонт, формат, өнгө, график дүрслэлийг харуулж чадах файлын формат юм.

Ямар програм хангамж ашиглаж бүтээсэн файл болохыг тодорхойл.

Хэрвээ та Microsoft-ын хэрэглээний програмуудын хуучин хувилбар дээр хийсэн файлыг имэйлдээ хавсаргавал имэйл хүлээн авагч нь таны илгээсэн файлыг нээж харах боломжгүй байх талтай. Тиймээс тухайн аттач файлыг Microsoft-ын хэрэглээний програм хангамжийн ямар хувилбар дээр хийсэн болохыг имэйлдээ дурдах хэрэгтэй.

И-мэйл жагсаалтаар аттач файл явуулах хэрэггүй

Байгууллагын дотоод хэлтсийн ажилчдадаа файл хуваалцах бол имэйл жагсаалтаар илгээх нь зохистой хэрэглээ биш. Учир нь имэйл жагсаалтад буй хаяг болгоны тоогоор аттачилсан файл хувилагдаж байдаг нь интернэтийн сүлжээ болон имэйл серверт ихээхэн хэмжээний ачаалал үүсгэж байдаг. Хэлтэс болон хамт олны дунд файл хуваалцах хамгийн зөв арга бол байгууллагын дотоод сүлжээний орчинд файлын ганц хувилбарыг байршуулж, түүний (L:Shared) байршлыг имэйлдээ дурдах юм.

Хавсралт файлын хэмжээ

Имэйлд хавсралтаар файл илгээж байхдаа хүлээн авагч тал хамгийн ихдээ хэр их хэмжээний файлыг имэйлээр хүлээн авдаг болохыг мэдэх хэрэгтэй. G-Suite багцын gmail хаяг хамгийн ихдээ 25МБ хэмжээтэй мессежийг илгээж, хүлээн авч чаддаг. Хэрвээ тогтоосон хэмжээнээс их хэмжээний файлыг имэйлд хавсаргаж илгээвэл явахгүй, илгээсэн имэйл хаяг хүлээн авахгүй. Мөн имэйл хайрцгийн хэмжээ дүүрсэн тохиолдолд имэйл илгээж, хүлээн авч чаддаггүй. G-Suite багцын gmail хаягийн хайрцгийн хэмжээ 30ГБ байдаг.

Хэрвээ ижил бичиг баримтыг олон давтамжтай и-мэйлээр илгээж байгаа бол илгээх болгондоо нэрийг нь өөрчил

Олон давтамжтай нэг төрлийн файл, бичиг баримт имэйлээр илгээх нь зарим нэг имэйл хүлээн авагчийн имэйл сервер дээр сэжигтэй үйлдэл гэж тэмдэглэгдэн блоклуулах талтай. Тиймээс тухайн илгээж байгаа файл, бичиг баримтын нэрийг өөрчлөх замаар замаар амжилттай имэйл илгээж чадна.

Файл хавсралтаар хүлээн авахад баримтлах дүрэм:

Үл мэдэх файл имэйлд хавсралтаар ирсэн бол нээж үзэх хэрэггүй

Ихэнх компьютерийн вирус имэйлд хавсралт байдлаар ирдэг. Тиймээс та хүлээж байгаагүй эсвэл үл мэдэх контент агуулсан хавсралт файлыг нээж үзэхдээ болгоомжтой байх нь таныг эрсдэлд орохоос сэргийлнэ. Хэрвээ та .exe .vbs өргөтгөлтэй файлууд имэйлээр хүлээн авсан бол тухайн файлуудыг нээж үзэхийн өмнө заавал анти-вирус (вирусны эсрэг хамгаалалтын програм хангамж)-аа ажиллуулсан байх ёстой.

И-мэйл хавсралтаар ирсэн файлыг тогтмол устгаж цэвэрлэх

Имэйл хаягаа клиент талын програм хангамж (MS-Outlook, Windows Live, ThunderBird гэх мэт) дээр тохируулан ашигладаг бол танд ирсэн болон танаас илгээсэн бүх имэйлүүд компьютер дээр хадгалагдаж, таны компьютерийн хатуу дискийн багтаамжийг багасгадаг. Тиймээс хэрэгцээгүй имэйлүүдийг устгаж хатуу дискээ чөлөөлж болно.

Дараах өргөтгөлтэй файлууд нь имэйлд хавсаргахад блоклогдох магадлалтай

Файлын төрөл Файлын өргөтгөл
Microsoft Word .doc эсвэл .docx
Microsoft Excel .xls эсвэл .xlsx
Microsoft Power Point .ppt эсвэл .pps
Word Perfect .wp
Text only .txt
Rich text format .rtf
Portable Document format .pdf
GIF Graphics .gif
JPEG Graphics .jpg
HTML Files .htm эсвэл .html
Self-extracting Archive .sea
Executable Files (Windows) .exe
Visual Basic Script .vbs

Дээш очих