Ажил хэрэгч харилцаанд дан том үсгээр имэйл бичих нь зохимжгүй. Имэйлийг алдаагүй зөв бичихийн тулд тулд grammar мөн spell checker тогтмол ашиглаж хэвш. Бизнестэй холбоотой имэйлд сэтгэл хөдлөл илэрхийлсэн дүрс, дохиог хэрэглэх нь зохимжгүй. Сэтгэл хөдлөл илэрхийлдэг дүрсүүдийг зөвхөн дотнын хүүмүүстээ л илгээгээрэй. Бизнестэй холбоотой имэйлд сэтгэл хөдлөл илэрхийлсэн дүрс-дохиог хэрэглэх зохимжгүй гэх мэтийн энгийн дүрмүүдийг хүн бүхэн мэддэг.

Гэр бүлийнхэн, найзууддаа хувийн имэйл илгээхдээ бодлогогүй, эмх цэгцгүй имэйл бичихэд тэд айхтар ач холбогдол өгөхгүй, гомдохгүй байж болно. Харин Та бизнесийн зорилгоор дарга, захирлууд, хамтран ажиллагсад, харилцагчидтайгаа имэйлээр харьцахдаа алдаа гаргавал тэд уучлахгүй. Ялангуяа анх удаа харьцаж байгаа байгууллага, танихгүй хүн бичсэн мэйлээс чинь Та болон танай байгууллага хэрхэн ажиллаж байгаа талаар дүгнэлт хийх ба та бүхний талаархи анхны сэтгэгдэл тэдэнд үлддэг.

Бид бизнес уулзалтанд орохдоо хэлэх үг, дуу хоолой, хувцас хунар, биеэ авч явах байдалдаа анхаарч бэлтгэдэг шигээ харилцаж байгаа хүнтэйгээ биеэр уулзахгүй тул та өөрийн талаар төсөөлөл үлдээх имэйлээ  эмх цэгцтэй, ойлгомжтой бичих хэрэгтэй. Илгээсэн мэйлдээ хүссэн хариултаа авах, цаашид амжилттай хамтран ажиллахад чинь имэйл багагүй ач холбогдолтой.

Юуны өмнө танд ирсэн имэйлүүдээ эргэн нэг хараарай. Имэйлээ  уншаад танд ямар сэтгэгдэл төрж байна? Заримыг уншаад баярлана, заримыг уншаад инээнэ /зориуд таныг инээлгэхээр бичиж/, заримыг нь ойлгохгүй хэд  дахин уншина, будилна. Бусдын мэйл ийм байна, харин таных ямар байх нь зүйтэй вэ?

Хэн нэгэнд бичиж буй имэйлээ сайхан сэтгэгдэл төрөхүйцээр зөв бичихийн тулд имэйлийн харагдах байдлаас эхлэн анхаарлаа хандуулъя.
  • Хамгийн түрүүнд, subject гэсэн мөрөнд  бичиж байгаа мэйлийнхээ гол агуулгыг товчоор бичиж тавьж уу? Та завгүй, бичиж байгаа сэдэв чинь таагүй мэдээ агуулж байсан ч subject дээр юун тухай имэйл болохыг хүлээн авагч хараад л ойлгохоор товч бичээрэй.
  • Дараа нь Дэлгэц дээрх имэйлийн харагдах, уншигдах байдал ямар байгааг нь хараарай. Үсгийн хэлбэр, хэмжээ нүдэнд чинь ямар байна? Уншихад хялбар байна уу? Эсвэл имэйлийг авсан хүн 500% томсгож байж уншихаар байна уу? Эсвэл өрөөнд байгаа бүх хүмүүс ширээн дээрээсээ уншчихаар томоор  бичиж үү?
  • Утга, сэдвээр нь салгаж шинэ мөрнөөс эхэлж бичиж үү? Догол мөрнүүд харагдана уу? Текст тэр чигээрээ үргэлжилсэн юм байна уу?
  • Имэйлийн төгсгөлд мэйлээ хааж нэр усаа тавьж уу? ...
Ингээд Та одоо мэйл бичихдээ анхаарах ёстой дараах дүрмийг мэддэг боллоо:
  • Subject хэсэгт бичиж байгаа зүйлийнхээ зорилго, агуулгыг тусгасан сэдвийн нэрээ оруулна.
  • Имэйл гэдэг маань албан захидал гэдгийг үргэлж санаарай.
  • Имэйл  аль болох товч, тодорхой байх ба, товчилсон үг, сэтгэл хөдлөлийн дохио тэмдэг оруулалгүй, үгүүдээ  бүтэн бичнэ.
  • Бичсэнээ дахин сайн уншиж алдаагаа засаарай. Байгууллагын албан бичгийг тамга дарж, гарын үсэг зуруулахын тулд  яаж нягталж нямбай бичдэг билээ яг түүн  шигээ өндөр шаардлага тавьж мэйлээ бичээрэй.
  • Шалгаж зассаны дараа, санаагаа гүйцэд илэрхийлж дууссан гэж үзвэл илгээх товчоо дараарай. Яарч илгээвэл мэйлээ буцаах боломжгүй.
  • 1 мэйлээ олон хүнд зэрэг илгээх бол мэйлийн жагсаалтаа гүйцэд байгаа эсэхийг нягтлан шалгаарай.